Como fazer os(as) outros(as) se envolverem: Usando o Menu de Tarefas para delegar incumbências

Um jovem participante de uma organização estava pedindo conselhos sobre como melhorar sua participação na organização. Uma participante mais velha respondeu, “você é egoísta – você pega todo o trabalho e faz você mesmo. Mas outras pessoas querem participar e ajudar. Elas precisam que você seja mais generoso e lhes dê trabalhos significativos, de forma que possam se sentir parte da organização”. Essas são palavras sábias – e verdadeiras para tantos(as) de nós. Então, como podemos fazer com que outras pessoas se envolvam, dando trabalho a elas? Uma ferramenta pode nos ajudar nisso: o menu de tarefas.

Duração: 10-20 minutos Tamanho do grupo: 5-30 pessoas

 

O menu de tarefas identifica os trabalhos essenciais para fazer um evento acontecer. Alguns de nós podemos fazer isso naturalmente; mas se estamos tendo problemas para envolver outras pessoas, pode ser porque não tenhamos uma lista clara sobre quais tarefas podemos atribuir.

Primeiro, comecem respondendo às seguintes questões:

  • O que é o evento que vocês estão planejando?
  • Quais são as suas esperanças para depois que o evento acabar?
  • Incluir objetivos para as tarefas, tais como conseguir que 50 pessoas contatem um membro do conselho municipal, bem como objetivos para os processos, tais como levar às pessoas uma maior compreensão de como leis municipais são aprovadas.
  • Quais são as tarefas para que o evento aconteça?
  • Para criar um menu completo, dividam as tarefas grandes em menores e altamente específicas
  • Escrevam as tarefas que são necessárias do lado esquerdo do papel e as que são úteis, mas não necessárias, do lado direito do papel.

 

Agora vocês têm um menu de tarefas a serem realizadas para concretizar o evento – separando tarefas necessárias e não necessárias. Isso ajudará a garantir que as coisas mais importantes para concretizar o evento sejam resolvidas antes que vocês se concentrem nas outras partes adicionais, que às vezes podem ser mais interessantes.

O último passo – talvez o mais importante – é circular os itens que possam ajudar no desenvolvimento de lideranças. Pensem sobre as pessoas em seu grupo e quem pode estar pronto(a) para assumir uma tarefa mais desafiadora. Pensem em pessoas que não tenham sido confiáveis em algum trabalho e dê a elas afazeres mais fáceis.

Você pode usar o menu de tarefas para delegar incumbências em encontros do grupo – e isso pode ser uma ótima chance de abrir conversações sobre como outras pessoas podem se envolver!

Se vocês fizerem isso com sucesso ao longo do tempo, mais e mais pessoas farão tarefas diferentes – construindo poder para o grupo, envolvendo mais gente e empoderando as pessoas para assumirem desafios cada vez maiores!

 

Exemplo de um Menu de Tarefas

Evento: Jantar & Cerimônia Anual de Premiação

Objetivos: Energizar os membros, celebrar realizações, construir comunidade

 

Tarefas necessárias

Tarefa maior: Preparar o jantar e toda a comida

Subtarefa: Conseguir pratos e copos de papel e bebidas

Subtarefa: Organizar mesas e cadeiras no dia

Subtarefa: Preparar a comida

 

Tarefa maior: Vender os ingressos para o jantar

Subtarefa: Imprimir os ingressos

Subtarefa: Vender ingressos por telefone e pessoalmente

Subtarefa: Divulgar panfletos anunciando o jantar

 

Tarefa maior: Cerimônia de Premiação

Subtarefa: Chamar um(a) apresentador(a) para a cerimônia para motivar as pessoas

Subtarefa: Criar os certificados de prêmios

Subtarefa: Ligar para confirmar a presença das pessoas premiadas

Complementos ótimos, mas não necessários

Tarefa: Descobrir se a banda local vai tocar

 

Tarefa: Conseguir decorações e colocá-las em seus lugares

 

Tarefa: Organizar brincadeiras para o jantar

 

Tarefa: Criar um panfleto com os patrocinadores locais

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O último passo será circular os itens que as outras pessoas estão prontas para realizar.

 

Modelo de planilha de trabalho para o Menu de Tarefas

Evento: ___________________________________

Objetivos: ___________________________________

 

Passo 1. Preencha com as tarefas a serem completadas

Tarefas necessárias Complementos ótimos, mas não necessários

 

Passo 2. Circule os itens que você pode repassar para outras pessoas.

 

Passo 3. Passe adiante essas tarefas para as pessoas. A partir daí, seu trabalho será o de acompanhá-las e dar suporte, de forma que elas possam implementar essas tarefas.


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