Uma reunião – seja online ou pessoalmente – é um uso precioso do tempo. Só agendem uma reunião se tiverem clareza sobre por que precisam de uma e quais são seus objetivos. Se vocês fizerem uma reunião online com 30 pessoas por uma hora, isso são 30 horas das pessoas! Para reduzir a perda de tempo durante reuniões online, assegure-se de:
- Testar o sistema que será utilizado (Skype/linha para conferências/Google Hangout) com antecedência, buscando conhecê-lo o melhor possível, de forma que você se sinta confortável ao usá-lo e consiga explicá-lo para os outros.
- Ensinar as pessoas a usar o botão “mudo” – especialmente para grupos grandes – para que elas se acostumem a ficarem no mudo quando não estiverem falando.
- Se vocês fazem muitas reuniões online, encorajem as pessoas a usarem fones de ouvido, pois, sem eles, o Skype e outros sistemas de conferência criam um eco irritante.
- Em vez de perguntar “quem tem algo a dizer sobre isso”, você pode usar mecanismos como uma rodada de conversa (ver abaixo) ou grupos pequenos. Quando as pessoas estiverem em uma roda de conversa, faça com que se habituem a passar a palavra para o próximo (“agora, passamos para Hakim”) em vez de ficarem esperando que o(a) facilitador(a) tire suas linhas do mudo, entre na conversa e diga “Hakim, você está pronto?”. Se as pessoas não lembrarem quem fala depois delas, elas podem encerrar suas falas dizendo “pronto” para que fique claro que elas terminaram de falar.
As pessoas aprendem agindo, não ouvindo alguém falar, então faça com que elas se engajem o máximo possível.
Por exemplo, em vez de gastar 30 minutos falando sobre uma técnica de gestão do tempo, uma organização contra as mudanças climáticas decidiu fazer com que as pessoas a experimentassem. Eles explicaram a técnica muito brevemente em 10 minutos, deram às pessoas uma oportunidade para praticá-la por outros 10 minutos e usaram os últimos 10 para conversar sobre essa experiência. A mesma quantidade de tempo resultou em um aprendizado bem mais profundo do que se as pessoas só escutassem falar sobre a técnica.
Para ajudar ainda mais, aqui está uma amostra de uma agenda para ajudar vocês a criarem suas próprias reuniões online:
| Antes da ligação | • Assegure-se de que todo mundo tenha recebido as informações técnicas sobre quando e onde a reunião será (e quaisquer necessidades técnicas que houver);
• Crie, com antecedência, uma agenda (compartilhe, se puder) |
| Momento de chegada
(5-15 minutos, dependendo do seu grupo) |
• Chegue alguns minutos mais cedo para testar as especificações técnicas;
• Recepcione as pessoas conforme chegam, acompanhando quem já chegou e quem ainda vai chegar (decida quando começar); • Para grupos grandes, delegue uma segunda pessoa que deverá estar presente para o caso de problemas técnicos. |
| Aquecimento / Conhecendo uns aos outros
(10-15 minutes) |
Ofereça formas para que as pessoas entrem na conversa ou possam conhecer umas às outras, por exemplo:
l Peça a cada pessoa para compartilhar honestamente, por exemplo, como elas estão, uma lição vinda de seu trabalho, ou algo de que elas se orgulhem em seu trabalho; l Peça a cada pessoa para compartilhar algo bobo (por exemplo: “Se você fosse um vegetal, que tipo de vegetal seria? Por quê?”) |
| Revisão da agenda | Faça isso depois do aquecimento, de forma que se houver pessoas atrasadas, você não vai precisar ficar repetindo a agenda.
Revisem os objetivos da reunião. Se precisarem de anotações sobre a reunião, assegurem-se de definir alguém que tomará notas. |
| Atividades de construção de grupo | Se vocês tiverem tempo ou se for útil para seus objetivos, talvez seja bom adicionar uma atividade de construção de grupo. Por exemplo:
l Criem um círculo online (Criando pequenos grupos virtuais): Peçam a cada pessoa para desenhar um círculo em um pedaço de papel. Estabeleçam um lugar para cada participante da reunião nesse “círculo”, perguntando a cada pessoa em qual número ela gostaria de sentar se estivesse em um relógio (isso pode ser usado em rodadas de conversa e como uma forma de escolher pessoas para as atividades). Você também pode criar um círculo online usando as ferramentas de desenho do Google Slide, desenhando um círculo e colocando os nomes das pessoas sentadas nele, por exemplo:
l Tocar no azul (explicada em outro documento) ou outras brincadeiras virtuais (Atividades energizantes online) |
| Tópicos da agenda da reunião | l Se for possível, comecem com algo que possa ser resolvido de forma razoavelmente fácil. Isso dará ao grupo uma sensação de realização e energia.
l Os tópicos mais longos, difíceis e urgentes vêm em seguida. Se houver mais de um, planeje intervalos rápidos entre eles para restaurar a energia e a atenção (por exemplo, alongamentos, músicas, uma brincadeira rápida ou uma pausa para ir ao banheiro). l Um tópico grande pode ser dividido em vários tópicos pequenos, discutidos um de cada vez, para tornar sua abordagem mais fácil. Ou talvez seja útil tentar apresentar o tópico juntamente a informações de seu contexto e esclarecimento, dividindo os(as) participantes em pequenos grupos para compartilhamento de ideias e estabelecimento de prioridades, e então retornando para o grande grupo para discussão. l Finalize com algo curto e simples para deixar uma sensação de esperança para o próximo encontro. |
| Anúncios / Encerramento / Avaliação | l Dependendo dos seus objetivos, vocês talvez queiram destinar algum tempo para anúncios e uma avaliação, o que possibilita às pessoas expressarem seus sentimentos sobre a reunião e oferece uma chance para aprender como fazer reuniões melhores no futuro. Avaliações devem ser feitas imediatamente, antes do fim do workshop, porque as pessoas podem esquecer de preenchê-las depois ou esquecer detalhes importantes sobre a experiência. (Avaliação)
l Tente fazer o encerramento alguns minutos mais cedo – encerrar a reunião antes do previsto cria uma sensação de abundância e energia. |
