Como facilitar reuniões: O Método sem Magia

Reuniões são ocasiões em que as pessoas se encontram para realizar alguma coisa, seja compartilhar informações ou tomar decisões. Elas podem ser boas, ruins ou neutras.

 

Alguns dos ingredientes de boas reuniões são os seguintes:

  • Objetivos compreendidos em comum
  • Um processo claro para atingir esses objetivos
  • Consciência de que as pessoas trazem seus pensamentos pessoais, sentimentos e níveis de interesse em relação a cada tópico da reunião e a cada item da pauta
  • Uma sensação de envolvimento e empoderamento – as pessoas sentirem que as decisões são delas, que elas são capazes de fazer o que precisa ser feito

Não existe uma forma infalível de tornar as reuniões bem-sucedidas. Mas há uma série de recomendações que podem ajudar os grupos a terem reuniões alegres e produtivas. A maioria das pessoas pode aprender como facilitar uma boa reunião, isso só requer um pouco de tempo e atenção. Se várias pessoas no grupo possuírem habilidades com processos de grupo, as reuniões serão melhores e mais fáceis de facilitar.

Um(a) facilitador(a) não é exatamente a mesma coisa que um(a) líder ou presidente. Um(a) facilitador(a) aceita a responsabilidade de ajudar o grupo a avançar pela pauta no tempo disponível e de fazer os planos e decisões necessários para que esse trabalho seja feito.

Um(a) facilitador(a) não toma decisões pelo grupo, e sim sugere formas que irão ajudá-lo a tomar decisões e fazer planos. Eles(as) trabalham de forma que as pessoas presentes na reunião saibam que elas têm a responsabilidade, que o trabalho está sendo feito, e que cada pessoa tem um papel a desempenhar.

É importante ressaltar que a responsabilidade do(a) facilitador(a) é em relação ao grupo e seu trabalho, não em relação aos indivíduos dentro do grupo. Tenha consciência de que uma pessoa que se preocupa muito com as decisões que estão sendo tomadas e que tem opiniões fortes em relação a essas decisões vai ter dificuldades em facilitar. Às vezes, pode ser útil ter um(a) facilitador(a) externo(a).

 

Planejamento da pauta

Se for possível, planeje a pauta antes da reunião. É mais fácil mudá-la depois do que começá-la no início da reunião. Se muito poucos itens da pauta forem conhecidos antes do início da reunião, tente imaginar quais eles seriam, pensando sobre as pessoas que estarão lá e quais serão suas necessidades.

 

Inclua na pauta:

  1. Algo para unir as pessoas, ajudá-las a limparem suas mentes e se concentrarem nessa reunião, que faça com que se sintam conectadas e conscientes em relação umas às outras. Alguns exemplos são: cantar, ficar em silêncio, mencionar brevemente coisas boas que tenham acontecido para as pessoas recentemente, etc.
  2. Revisão da pauta – uma boa ideia é escrever a pauta em grandes folhas de papel ou em um quadro-negro, onde todo mundo possa vê-la. Ao revisar a pauta, o(a) facilitador(a) pode dar às pessoas uma chance de mudar a pauta proposta e então concordar em implementá-la.
  3. Itens principais – se houver mais de um item a ser abordado na reunião, é importante definir prioridades.
    • Se possível, comece com algo que possa ser trabalhado com relativa facilidade. Isso dará ao grupo uma sensação de realização e energia.
    • Os tópicos mais longos, difíceis e urgentes vêm em seguida. Se houver mais de um, planeje intervalos rápidos entre eles para restaurar a energia e a atenção (por exemplo, alongamentos, músicas, uma brincadeira rápida ou uma pausa para ir ao banheiro).
    • Um tópico grande pode ser dividido em vários tópicos pequenos, discutidos um de cada vez, para tornar sua abordagem mais fácil. Por exemplo, uma grande decisão pode ter várias partes: qual é a situação, quais são nossas ideias, quais são os critérios para a decisão e, finalmente, quais dessas ideias achamos que devemos escolher. Ou talvez seja útil tentar apresentar o tópico juntamente a informações de seu contexto e esclarecimento, dividindo os(as) participantes em pequenos grupos para compartilhar ideias e estabelecer prioridades, e então retornar para o grande grupo para discussão.
    • Finalizar com algo curto e simples para deixar uma sensação de esperança para o próximo encontro.
  4. Anúncios
  5. Avaliação – isso serve para vários propósitos: oferece uma oportunidade rápida para que as pessoas expressem seus sentimentos sobre a reunião, cria uma sensação de encerramento e ajuda a fazer reuniões melhores no futuro.

 

Estime o tempo necessário para cada item. Se seu grupo tem problemas com tempo, talvez seja bom assinalar esses tempos na pauta que está visível para todos; isso ajuda os e as participantes a prestarem atenção no tempo e em quanto tempo eles e elas estão falando.

O tom de uma reunião geralmente é definido no início. É importante começar com uma nota de energia positiva, reconhecendo que as pessoas são pessoas como um todo, com pensamentos e sentimentos. Às vezes, cantar pode ser uma forma de fazer isso – especialmente em encontros com mais gente –, ou uma troca rápida narrando coisas boas que aconteceram a cada um(a) recentemente. O tempo gasto fazendo isso pode valer a pena porque cria uma atmosfera relaxada e animada em que as pessoas participando da reunião podem se mostrar de maneira mais real umas às outras.

Conforme vocês forem avançando nos itens da pauta, vá assinalando-os na pauta visível, de forma que as pessoas consigam sentir o progresso da reunião e ver que as coisas estão sendo feitas.

 

Revisão da pauta

  1. Apresente o desenho geral da pauta, dando um resumo do que será abordado e como.
  2. Explique brevemente a razão da ordem proposta para os itens da pauta.
  3. Nesse momento (não antes), peça perguntas e comentários.
  4. Não fique na defensiva em relação à pauta que você propôs, mas não faça alterações nela seguindo as sugestões de uma pessoa só – confirme antes com o resto do grupo.
  5. Se forem propostas grandes mudanças e complementações, converse com o grupo sobre como isso afeta os tempos planejados para a reunião e permita que as pessoas façam alterações tais como retirar algo da pauta ou adiar algo para outro momento.
  6. Se as pessoas não concordarem que algo deveria estar na pauta, considere que não há um consenso (concordância), então esse item não pode ser abordado agora.
  7. Lembre-se que sua responsabilidade enquanto facilitador(a) é com o grupo todo, não com cada indivíduo.
  8. Quando a pauta for alterada, pergunte aos(às) participantes se eles(as) estão dispostos(as) a aceitá-la – e insista em uma resposta. Eles(as) precisam estar conscientes quanto a terem feito um acordo com você sobre o que vai acontecer – e além disso, é a reunião deles(as)!

 

Itens da pauta

  1. Providencie (antes da reunião) que haja uma pessoa para apresentar cada item.
  2. Encoraje as opiniões diferentes – quanto mais importante a decisão, fica mais importante ter todas as informações (fatos, sentimentos e opiniões) disponíveis.
  3. Espere por diferenças de opinião – quando elas são bem gerenciadas, podem ajudar o grupo a encontrar soluções criativas.
  4. Suspeite de concordâncias realizadas muito facilmente – faça alguns testes para ter certeza de que as pessoas realmente concordam em pontos importantes.
  5. Não deixe que uma discussão se prolongue entre somente duas pessoas, peça os comentários de outras pessoas. Afinal de contas, é o grupo que precisa tomar as decisões e executá-las.
  6. Tanto quanto for possível, faça com que as pessoas falem apenas por si mesmas e que sejam específicas quando se referem aos outros. Nada de dizer “algumas pessoas dizem que”, “todos nós sabemos”, “eles não nos ouviriam”. Isso pode soar um pouco assustador quando as pessoas não estiverem familiarizadas, mas fica mais fácil com a prática e ajuda a construir confiança.
  7. Continue procurando pontos menores de concordância e aponte-os – isso ajuda as pessoas a se sentirem esperançosas e a irem em frente.
  8. Encoraje as pessoas a pensarem em novas soluções e a procurarem novas formas de construir entendimentos ou soluções de meio-termo.
  9. Em situações tensas ou quando for difícil alcançar as soluções, lembre-se de usar humor, afirmação, brincadeiras rápidas para energizar, mudança de lugares, pequenos grupos, silêncio, dar nomes ao que está acontecendo (por exemplo: “uau – estou sentindo tensão aqui” ou “o grupo parece travado nesse ponto”), etc.
  10. Quando você estiver testando os consensos, formule como pergunta as questões sobre as quais você sente que as pessoas estão concordando. Seja específico(a): “Nós concordamos que nos encontraremos nas tardes de terça-feira ao longo dos próximos dois meses e que em cada reunião definiremos uma pessoa para facilitar a reunião seguinte?”. NÃO se refira simplesmente ao que foi dito antes, tipo: “Todos vocês concordam que deveríamos fazer como foi sugerido agora há pouco?”.
  11. Insista em uma resposta. Aqui, novamente, os(as) participantes precisam saber que estão tomando uma decisão em conjunto – e saber sobre o que eles(as) estão concordando, também.
  12. Se você notar que está se envolvendo na discussão e apoiando alguma posição em particular, seria melhor se afastar do papel de facilitador até o próximo item da pauta. Isso pode ser organizado com antecedência se você antecipar algum conflito de interesses.
  13. Praticamente todas as reuniões podem ser auxiliadas por pequenas pausas em sua condução – injeções de energia –, que podem acontecer com brincadeiras curtas, músicas, alongamento em conjunto, etc.

 

Avaliações

Em reuniões menores (50 pessoas ou menos), avaliar como as coisas aconteceram (o processo da reunião, quer dizer, não seu conteúdo) frequentemente é uma atitude inteligente. Um formato simples: no alto de uma grande folha de papel ou quadro-negro, coloque um símbolo de “+” do lado esquerdo e uma seta do lado direito. Sob o “+”, liste as coisas que funcionaram bem. Sob a seta, liste sugestões específicas para como as coisas poderiam ter sido melhores. Não promova discussões sobre isso, as pessoas têm direito aos seus sentimentos e pessoas diferentes podem dar respostas diferentes para cada categoria. Geralmente poucos minutos são necessários para isso – não se estenda muito. Tente encerrar a avaliação com um comentário positivo. As reuniões geralmente ficam melhores depois que as pessoas se acostumam a avaliá-las.

 

Encerramento

Tente encerrar a reunião da forma como ela começou – com um senso de comunidade. Não deixe que ela simplesmente termine de forma abrupta. Uma música, algum silêncio, ficar em círculo, apertos de mão – qualquer coisa que reafirme o grupo e dê uma sensação de encerramento pode ser boa.

 

Observação de processos

Às vezes, ter um(a) observador(a) pode ser bom para os grupos. Em momentos de conflito ou transição (ao falar sobre sexismo, por exemplo), um(a) observador(a) de processos pode ajudar.

Ao agir como observador(a) de processos, tenha o cuidado de não se envolver no trabalho do grupo. Um bloco para anotações curtas pode lhe ajudar a ser preciso(a). Lembre-se de reparar em sugestões úteis ou coisas que fizeram o grupo avançar. Uma vez que o grupo conhece seus pontos fortes, é fácil procurar novas formas de melhorar.

Essas são algumas coisas que você pode procurar:

  1. Qual foi a atmosfera geral em que o grupo trabalhou? Relaxada? Tensa?
  2. Como as decisões foram tomadas?
  3. Se houve algum conflito, como ele foi gerenciado?
  4. Todas as pessoas participaram? Houve algo que encorajou a participação?
  5. Quão bem os(as) membros do grupo conseguiram ouvir uns(umas) aos(às) outros(as)?
  6. Havia líderes reconhecidos no interior do grupo?
  7. Como o grupo interagiu com a pessoa que estava facilitando?
  8. Houve diferenças na participação de homens e mulheres?

Ao dar feedback ao grupo, tente ser claro(a) e específico(a), de forma que as pessoas não fiquem na defensiva e saibam sobre o que você está falando. Novamente, lembre de mencionar os pontos fortes que você viu no grupo. Se você estiver observando os processos sem que o grupo saiba disso desde antes do início da reunião, é provável que as pessoas fiquem irritadas e na defensiva. Sua contribuição pode ser muito valorosa, mas você precisa ter muito cuidado ao apresentar o que você vê – com muito tato e sensibilidade.

 

Cofacilitação

Muitas vezes é bom ter duas pessoas na facilitação. Abaixo, há algumas razões para isso:

  1. Mais informações e ideias estão disponíveis durante o planejamento.
  2. Mais energia (física e emocional) está disponível para o grupo – especialmente durante momentos de conflito ou na hora de abordar questões complicadas.
  3. Se um(a) facilitador(a) se envolver pessoalmente na discussão, é fácil que o(a) cofacilitador(a) assuma a tarefa por um período de tempo.
  4. Cofacilitação é uma forma de mais pessoas ganharem experiência e se tornarem facilitadoras experientes.
  5. É menos exaustivo e assustador e exige menos.

Para pessoas que não estão acostumadas a trabalhar em equipe, provavelmente é inteligente dividir a responsabilidade pela pauta antes da reunião. Contudo, a cofacilitação quer dizer que mesmo quando não é “sua vez”, a pessoa continua responsável por prestar atenção, observar o clima do grupo, esclarecer questões, testar os consensos, etc.

Ao avaliar seu trabalho em conjunto, cofacilitadores(as) podem ajudar uns(mas) aos(às) outros(as) dando feedback e suporte e ajudando um(a) ao(à) outro(a) a crescer.

 

Adaptado do original de Berit Lakey


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