Como ajudar um grupo a tomar decisões

Imagine um grupo que conseguiu criar cinco propostas de campanhas realmente fortes. Mas mesmo o integrante mais otimista do grupo sabe que eles não têm realmente a capacidade de executar todas elas. Então, como um grupo pode partir de um conjunto de propostas diferentes e avançar para optar por uma delas? Aqui há algumas dicas que podem ajudar seu grupo a tomar decisões.

Dicas para tomar decisões estratégicas difíceis

 

Dica nº 1: Não dê muito tempo para que os grupos criem propostas separadamente

Muitos grupos dão grandes períodos de tempo para que pequenos grupos desenvolvam propostas de campanhas, e então voltem e as apresentem depois que todos já refinaram e finalizaram suas propostas. Por exemplo, durante um retiro de estratégia, os grupos se dividem durante um turno do dia para refinar seus planos. Isso muitas vezes é um erro porque, a essa altura, as pessoas já investiram muito esforço nas “suas” propostas.

O objetivo de chegar a uma decisão é que as pessoas precisam abrir mão de “sua” proposta e permitir que seja a proposta do grupo, e isso significa se descolar de seu ego.

Você pode ajudar as pessoas nesse descolamento, dando a elas menos tempo para trabalhar em uma proposta. Então, faça com que elas retornem e apresentem seus resultados, compartilhando o feedback com o grupo maior – e só depois disso elas voltem para seguir refinando a ideia.

 

Dica nº 2: Evite muitas discussões com o grupo todo, use muito os grupos menores

Isso é especialmente verdadeiro no começo do processo. A maior parte dos processos de tomada de decisão é mais efetiva usando vários grupos menores. Grupos pequenos permitem que mais pessoas conversem, se expressem e realmente ouçam umas às outras. Isso é muito útil quando o grupo está tomando uma decisão.

Alternativas ao grupo maior incluem:

 

Dica nº 3: Tome outras decisões, menos importantes, antes das grandes decisões

Tomar decisões é um hábito. Grupos que se acostumam a tomar pequenas decisões entram em uma rotina de bons hábitos de tomada de decisões: conciliar, ceder, escutar, defender opiniões e respeitar uns aos outros. Tomar decisões menores e de menor impacto primeiro vai tornar mais fácil o trabalho de tomar grandes decisões.

Em uma sessão de estratégia, por exemplo, o(a) facilitador(a) pode criar conscientemente vários momentos de “tomada de decisão” para o novo grupo, pois mesmo as menores coisas podem fazer diferença:

  • pedir ao grupo para decidir quanto tempo deve durar o próximo intervalo: 15 minutos? 20 minutos? 30 minutos?;
  • fazer com que o grupo faça alguma atividade física que envolva tomada de decisões, como o Jogo do Cobertor ou o Menu de Tarefas;
  • fazer com que o grupo decida quais são os cinco critérios principais para escolher a próxima campanha, ou fazer com que o grupo decida quais são as três questões principais que eles(as) querem focar na próxima campanha.

 

Dica nº 4: Reafirme áreas de concordância sempre que possível

Os(as) facilitadores(as) devem chamar a atenção sempre que o grupo estiver perto de um consenso. Na construção de uma campanha, os grupos em um workshop voltam ao grupo maior para compartilhar suas ideias para a campanha. No cenário acima, por exemplo, ao apresentar planos amplamente diferentes, os grupos podem retornar com o mesmo alvo e pelo menos duas táticas parecidas. Isso precisa ser imediatamente ressaltado pelo(a) facilitador(a). Isso permite que o grupo seja energizado por ideias e valores compartilhados. Apresentar formas similares de pensar permite que o grupo permaneça conectado.

 

Dica nº 5: “Teste” a decisão antes de tomá-la

A tomada de decisão não é um momento, é uma série de passos que cada grupo empreende de sua forma. Um passo requer que as pessoas tenham alguma noção do que as outras estão pensando. Uma discussão no grupo maior permite isso, e uma das formas mais rápidas de fazer isso é um exercício chamado pontocracia.

Para começar a pontocracia: ponha o nome de cada campanha na parede. Então, dê a cada pessoa três adesivos (frequentemente adesivos redondos, em forma de ponto, são usados nesse exercício – é por isso que ele se chama “pontocracia”). As pessoas então colocam seus adesivos ou desenham pontos na escolha que elas desejam – uma espécie de votação não oficial. Você pode votar na mesma campanha várias vezes, distribuir seus pontos entre diferentes campanhas ou não usar nenhum deles.

Esse processo é útil para a maioria dos grupos porque é uma forma de os indivíduos refletirem sobre suas próprias prioridades e ver como o grupo como um todo está pensando. Não é uma decisão, porque mostra ao grupo como seus(suas) integrantes estão pensando e permite ao grupo “testar” a decisão antes de tentar tomá-la.

 

Dica nº 6: Se a discussão é sobre outra questão, lide com ela primeiro

Tomar uma decisão sobre uma campanha já é difícil o suficiente, mas se o grupo realmente estiver brigando acerca de outra coisa – talvez alguma briga interna, um conflito interpessoal ou uma dinâmica de poder –, então fica bem mais difícil. Se for possível de alguma forma, resolva essas questões antes de tomar a decisão sobre a campanha. Se não conseguirem, façam o possível para separar a decisão desse outro conflito. Se não fizerem isso, a campanha inteira pode ser afetada por essas outras questões. Se necessário, considere medidas alternativas para lidar com o conflito:

  • Falar em voz alta, permitindo que os indivíduos se expressem publicamente sobre questões que consideram importante que o grupo todo ouça.
  • Se for apenas um excesso de tensão, use os tipos do time ou outras ferramentas que permitam que as pessoas usem humor e leveza para expressar as diferenças no interior do grupo.
  • Crie um aquário em que algumas pessoas (que pareçam desesperançosamente discordantes) venham para o centro da sala e sentem juntas. Faça com que elas se comuniquem e tentem compreender as coisas, com a atenção amorosa do resto do grupo. Isso permite a todos(as) uma chance de ouvir opiniões diferentes no grupo como um todo e frequentemente revela soluções até então escondidas.
  • Converse com as pessoas em discordância fora da sala, incluindo mediadores(as) ou comunicação de fora do espaço e com outras pessoas apropriadas.

 

Usando essas dicas, segue abaixo um exemplo de uma sessão de 2 horas para tomar uma decisão sobre propostas de campanha (supondo que as propostas já foram desenvolvidas):

  • apresentação de cada proposta de campanha para o grande grupo (15 minutos);
  • rotação em pequenos grupos para passar algum tempo com cada proposta de campanha, revisando cada proposta, fazendo perguntas e oferecendo feedback (30 minutos);
  • pontocracia: que campanha você quer? (10 minutos);
  • intervalo (10-20 minutos? Peça ao grupo para decidir a duração);
  • no grande grupo: revisar os resultados da pontocracia e perguntar pelas reações (10 minutos);
  • em grupos menores: agora, o que vocês acham que o grupo deveria fazer? (15 minutos);
  • no grande grupo: decisão final (20 minutos);
  • encerrar com uma avaliação valorizando o grupo.

(Como facilitar reuniões: O Método sem Magia)


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